Perjalanan
bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan
oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan
tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.
1.
Ada tiga cara yang dapat dilakukan
untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan
perjalanan bisnis, yaitu:
1. In house travelling department,
yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus
menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai
dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel di mana pimpinan akan
menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.
2. Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan
untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak
merepotkan perusahaan.
3. Administrasi Kantor/Sekretaris,
yaitu administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan
bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan
segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti
mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel
yang disukai pimpinan.
2.
Persiapan perjalanan bisnis
meliputi:
1.
Persiapan rencana perjalanan
bisnis.
2.
Persiapan dokumen perjalanan
bisnis.
3.
Persiapan tranportasi dan
akomodasi.
4.
Persiapan daftar perjalanan bisnis
3. Persiapan yang perlu dilakukan
sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu mengumpulkan informasi tentang:
1.
Siapa yang bertanggung jawab dalam
perjalanan bisnis.
2. Menentukan tujuan utama perjalanan
bisnis pimpinan.
3. Mencari tahu waktu atau jadwal
yang pasti tentang cara perjalanan bisnis mengenai keberangkatan, kedatangan,
dan persinggahan.
4.
Prosedur tentang
transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan.
5.
Jumlah uang perjalanan yang akan
diperoleh oleh seorang pimpinan.
6.
Cara pemesanan tiket pesawat dan
hotel.
7.
Customs regulations (peraturan kepabeanan)
8.
Baggage (bagasi).
9.
Cara memperoleh pengantian ongkos
perjalanan.
10. Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
4.
Tujuan-tujuan perjalanan bisnis:
1.
Perjalanan bisnis untuk mengikuti
tender proyek.
2. Perjalanan bisnis untuk mengikuti
pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis
dengan perusahaan lain.
3.
Perjalanan bisnis untuk mengikuti
seminar atau rapat kerja nasional.
4.
Perjalanan bisnis untuk mengikuti
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
5.
Perjalanan bisnis untuk melakukan
pembukaan kantor/perusahaan cabang.
6.
Perjalanan bisnis untuk mengikuti
pendidikan dan pelatihan (diklat).
7. Perjalanan bisnis untuk mengadakan
kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.
5.
Informasi yang harus diketahui
oleh administrasi kantor/sekretaris:
1. Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi
ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan
maskapai penerbangan) tersebut.
2. Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan
biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan).
Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau
dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta–Surabaya atau
Jakarta–Batam.
3. Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum
diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan
tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan
konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus
di bandara pada waktu keberangkatan.
4. Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan
kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
6. Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa ke
kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah
ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.
7.
Dokumen internal: surat
tugas dan surat perintah perjalanan dinas (SPPD).
Dokumen
eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, sertifikat kesehatan (health
certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket),
voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan
tiket akomodasi hotel, exit permit (tanda bukti perizinan). Exit Permit adalah tanda bukti izin
(dicap di paspor) untuk meninggalkan suatu negara yang dikeluarkan oleh
instansi tertentu (Imigrasi atau Deplu).
- Dokumen yang diperlukan untuk membuat
paspor:
a.
kartu tanda penduduk (KTP),
b.
kartu keluarga (KK),
c.
ijazah pendidikan terakhir,
d.
surat keterangan (SK) pengangkatan
pegawai,
e.
surat keterangan catatan
kepolisian (SKCK),
f.
akta kelahiran,
g.
surat tugas dari instansi terkait.
- Macam-macam paspor:
Paspor
adalah: dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu
negara yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan
antar negara.
1.
Paspor biasa (normal passport)
adalah paspor bersampul warna hijau, biasa disebut paspor hijau, yaitu paspor
yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor
imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah
lima tahun.
2. Paspor dinas adalah paspor yang
bersampul warna biru, biasa disebut paspor biru, yaitu paspor untuk
pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas
ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Departemen Luar Negeri dan
hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari
keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dalam Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris.
3. Paspor diplomatik adalah paspor
bersampul warna hitam, sering disebut paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan
oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu
kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis
dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
4. Paspor haji adalah paspor
bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan
menunaikan ibadah haji. Paspor ini dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa
berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.
5. Paspor khusus adalah paspor khusus
untuk pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan
diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk pejabat
tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.
- Macam-macam visa:
Visa
adalah Dokumen yang dikeluarkan oleh suatu negara sebagai izin masuk dan
tinggal di negara yang bersangkutan dalam jangka waktu tertentu.
1. Transit visa, yaitu visa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di
suatu kota pada suatu negara, biasanya hanya untuk 1–3 hari kemudian
melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
2. Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata.
Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak dapat
diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang, para turis harus ke
luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari Kedutaan Besar RI di
luar negeri.
3. Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan
bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
4. Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau
perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan
pergaulan diplomatik internasional.
5. Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam
hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua negara.
6.
Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang
mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap di negara
tersebut.
- Syarat-syarat mendapatkan visa:
1.
Menunjukkan paspor yang masih
berlaku.
2.
Mempunyai exit permit
3. Mempunyai tanda bukti perizinan
memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor.
4. Sudah mempunyai tiket pulang pergi
(round trip tickets) ke negara yang akan dikunjungi.
5.
Membawa persiapan uang (travelers
funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri. Pimpinan dapat
menggunakan travelers funds. Travelers funds dapat diperoleh dari
bank dan dapat berupa travelers cheque (sejenis cek dengan jumlah
nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulai dari
US$ 10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian), letter of
credit (L/C) merupakan surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan
dana dalam jumlah besar, atau kartu kredit/credit card.
6. Memiliki surat garansi dan surat
sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan
dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
7.
Mengisi application form (formulir
aplikasi) dan membayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau
perwakilan negara yang bersangkutan.
8.
Menyerahkan pas foto berwarna
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
1.
Pemesanan kamar hotel sebaiknya
dilakukan seminggu sebelumnya, bisa dilakukan melalui online, telepon,
faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan
yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.
2.
Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan)
atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang
beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
3.
Check Out, pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara
pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian
menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam
proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel
tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang
telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
4. Cara pembayaran, biasanya
pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap
dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk
biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check
out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar
dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.
5.
Jenis-jenis pembiayaan dalam
perjalanan bisnis:
a.
Biaya dokumen perjalanan,
misalnya: biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit
permit, dan biaya health certificate.
b.
Biaya transportasi, meliputi:
biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama
dalam perjalanan bisnis.
c.
Biaya akomodasi.
d. Biaya acara/kontribusi
penyelenggaraan acara, misalnya: biaya seminar, biaya pelatihan.
e.
Biaya meals entertainment, yaitu
biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
f.
Biaya konsumsi.
g.
Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya
pengganti selama bekerja di luar perusahaan.
Cara pengaturan waktu
pertemuan bisnis yang tepat
Pengaturan
jadwal perjalanan pimpinan harus berpedoman pada timetable (daftar
waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu
keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival),
dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat
terbang, atau kapal laut) dari semua perusahaan transportasi yang akan dipakai
dalam perjalanan bisnis ini.
Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi
tentang:
1.
Daftar nama-nama kota/kabupaten
keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
2.
Daftar waktu keberangkatan dan
waktu tiba di tempat tujuan.
3.
Jenis/tipe dan nomor penerbangan
(untuk transportasi udara).
Ada
dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan
tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
Langkah-langkah
dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
1.
Mengumpulkan bukti-bukti
pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti
pengeluaran uang.
2.
Mengelompokkan bukti pengeluaran
tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya
transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk
menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran
lainnya.
3. Menjumlah secara keseluruhan pos
pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah
dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.
Daftar perjalanan
bisnis memuat hal-hal berikut:
1.
Waktu keberangkatan: hari,
tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2.
Tempat tujuan perjalanan bisnis,
nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.
3.
Jangka waktu perjalanan bisnis:
jumlah hari/minggu/bulan.
4.
Jenis transportasi yang dipakai.
5.
Tujuan perjalanan bisnis.
6.
Kapan selesai/tiba kembali.
Menyiapkan Rencana
Perjalanan
Setelah
menyiapkan semua berkas perusahaan, makalah, brosur, dan dokumen-dokumen
lainnya yang berhubungan dengan urusan bisnis perusahaan, maupun dokumen yang
berhubungan dengan perjalanan bisnis. Kemudian administrasi kantor/sekretaris
melakukan pemesanan, mulai dari pemesanan tiket perjalanan dari jenis
transportasi yang akan digunakan, pemesanan hotel yang telah dipilih, dan jenis
akomodasi lainnya. Hal yang perlu diperhatikan oleh administrasi
kantor/sekretaris dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan bisnis,
yaitu sebagai berikut:
1.
Efisiensi dan efektivitas dalam
menentukan jenis transportasi yang digunakan.
2. Transportasi untuk saat
keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan
bisnis (bila diperlukan).
3.
Menentukan jenis transportasi yang
digunakan, seperti:
a.
Memakai kendaraan dinas atau
kendaraan pribadi pimpinan
b.
Memakai kereta api atau rental mobil
c.
Memakai biro jasa
d.
Memakai jasa maskapai penerbangan
Dalam
menentukan jenis transportasi di atas, seorang administrasi kantor/sekretaris
harus sudah mengetahui dengan pasti tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan. Faktor
lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam
menentukan jenis kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas biasanya hanya
untuk 1–2 hari, tetapi bila waktunya lebih dari dua hari akan lebih efektif
menggunakan jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi pimpinan. Dalam
menyusun rencana transportasi, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus
memiliki daftar lengkap tentang:
a. Nama dan alamat biro-biro
perjalanan
b.
Nama-nama maskapai penerbangan
c.
Jadwal perjalanan kereta api
Perjalanan Bisnis
Menggunakan Transportasi Darat (Mobil Dan Kereta Api)
1.
Perjalanan bisnis menggunakan
mobil
Hal-hal
yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis dilakukan dengan menggunakan
kendaraan mobil, antara lain:
a.
Surat-surat, seperti SIM (Surat
Izin Mengemudi), STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan, Kartu Asuransi, KTP (Kartu
Tanda Penduduk), dan surat-surat lainnya.
b.
Membawa peta dan rute perjalanan
yang akan dilalui.
c.
Memeriksa kondisi mobil sampai
layak jalan.
d. Menyiapkan rencana perjalanan,
seperti memeriksa kembali janji dan jadwal
pertemuan, mencatat nomor telepon
dan alamat perusahaan yang menjadi mitra
bisnis.
e.
Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat
yang diperlukan pimpinan.
f. Menyerahkan kepada pimpinan semua
dokumen perusahaan yang diperlukan
dalam perjalanan bisnis tersebut.
2.
Perjalanan bisnis menggunakan
kereta api
Hal
yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis menggunakan kereta api,
antara lain:
a.
Usahakan mendapatkan tiket kereta
api sebelum jadwal keberangkatan.
b. Dapatkan konfirmasi dari bagian
informasi tentang jadwal keberangkatan dan
kedatangan di stasiun tujuan serta
konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan
keberangkatan.
c. Menyiapkan rencana perjalanan,
seperti memeriksa kembali janji dan jadwal
pertemuan, mencatat nomor telepon
dan alamat perusahaan yang menjadi mitra
bisnis.
d.
Memeriksa kembali kelengkapan
surat-surat yang diperlukan pimpinan.
e. Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen
perusahaan yang diperlukan
dalam perjalanan bisnis tersebut.
Perjalanan Bisnis
Menggunakan Transportasi Udara
Hal-hal yang harus
disiapkan ketika melakukan perjalanan bisnis menggunakan transportasi udara,
antara lain:
a.
Dapatkan tiket pesawat sebelum
jadwal keberangkatan.
b.
Periksa kembali masa berlaku
paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar
negeri).
c.
Dapatkan mata uang asing dan travelers
cheque.
d.
Pastikan semua barang yang dibawa
tidak melebihi berat maksimum yang telah
ditentukan.
e.
Memeriksa kembali kelengkapan
surat-surat yang diperlukan pimpinan.
f.
Menyerahkan kepada pimpinan semua
dokumen perusahaan yang diperlukan dalam
perjalanan bisnis tersebut.
g.
Usahakan ada penjemputan di
bandara tujuan.
1 komentar:
Terima kasih atas informasinya, yuk kunjungi juga website kami
Posting Komentar