MEMBUAT LAPORAN

 A.  PENGERTIAN, FUNGSI, SYARAT DAN JENIS LAPORAN

1.   PENGERTIAN ATAU DEFINISI LAPORAN

Laporan adalah :

 Penyampaian informasi dari seseorang petugas atau pejabat lain dalam suatu sistem administrasi.

Suatu dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.

Sebuah dokumen tertulis yang dihasilkan sebagai suatu akibat dari prosedur-prosedur yang dijalankan untuk mengungkapkan suatu informasi.

Keterangan atau informasi yang dihimpun, diolah, dan disajikan secara tertulis.

Merupakan bentuk pertanggung jawaban secara tertulis yang bersifat factual.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data, sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset Terhadap suatu masalah yang bisa dipertanggung jawabkan.

Isi laporan dapat berupa hasil penelitian, pengamatan, pengalaman atau kegiatan lain. Laporan juga dapat berisi gagasan atau pendapat. Yang terpenting, unsur pokok yang harus dijadikan bahan laporan adalah data-data jelas yang diperoleh dari kejadian nyata (fakta).

Laporan berbeda dengan naskah tulisan biasa, yang membedakan antara laporan dan naskah tulisan biasa adalah ciri-ciri khusus yang melekat pada laporan.

Ciri-ciri khusus tersebut adalah :

o  Mengandung semua fakta yang bertalian.

o  Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang dibuat berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan.

o  Mempunyai suatu bentuk tertentu.

o  Mengandung suatu gaya tulis yang serasi dengan pengungkapan fakta.

o  Menampilkan suatu tata wajah yang mencerminkan pembuatan laporan dengan penuh kesungguhan

2.   FUNGSI DAN TUJUAN LAPORAN

Laporan merupakan sumber informasi bagi pimpinan atau pejabat dalam melaksanakan tugas-tugasnya, terutama dalam rangka pengendalian dan pengambilan keputusan. Disamping itu laporan juga merupakan pertanggung jawaban pelapora kepada atasannya sesuai dengan tugas yang dibebankan.

           Dengan demikian fungsi laporan dapat diuraikan sebagai berikut :

p  Sebagai alat penyampaian informasi,

p  Sebagai bahan pengambilan keputusan,

p  Sebagai bahan pertanggung jawaban,

p  Sebagai alat pengawasan.

 Sedangkan Tujuan Laporan untuk :

o  Mengetahui sebab-sebab terjadinya suatu masalah,

o  Mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah atau tujuan perusahaan secara umum,

o  Bahan penentu kebijakan

o  Menjadi sumber outentik bagi pengendalian dan perbaikan,

o  Menemukan teknik-teknik baru dalam memperluas ide utnuk mengembangkan sesuatu.

3.   SYARAT LAPORAN

Laporan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya dan mudah dimengerti apabila laporan memenuhi syarat-syarat tertentu. Penilaian suatu laporan berdasarkan pada keberhasilan pencapaian sasaran yang diinginkan. Adapun syarat-syarat laporan adalah sebagai berikut :

o  Laporan Harus Jelas dan Cermat

Laporan harus didasarkan pada kecermatan dan kejelasan data. Ini berarti erat hubungannya dengan kemampuan dan ketelitian pembuatan laporan dalam menentukan data untuk membuat bahan laporan.

o  Laporan Harus Benar dan Objektif

Laporan yang dibuat harus didasarkan pada informasi yang benar dan obyektif. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus sesuai dengan masalah yang akan dikemukakan.

o  Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran

Laporan harus dibuat singkat, tepat, padat dan jelas serta langsung mengenai sasaran

o  Laporan Harus Lengkap

Laporan yang disajikan harus lengkap sehingga dapat dipergunakan oleh para pemakai dalam mengambil suatu keputusan.

Laporan yang lengkap harus mencakup uraian :

Segala segi dari masalah yang dikemukakan

v  Uraian yang tidak memberikan berbagai penafsiran yang dapat menimbulkan masalah baru

v  Memuat data-data penunjang seperti statistic dan table.

Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosudirjo, secara teknik, laporan harus mempunyai kelengkapan berikut :

o  Mempunyai judul.

o  Ada perincian.

o  Mengemukakan masalah pokok yang meliputi tinjauan laporan, tujuan penilaian, tujuan studi, penelaahan, dsb.

o  Mempunyai batang tubuh yang memuat semua data, fakta, pandangan, serta merupakan alas an dari kesimpulan dan saran

o  Memberikan kesimpulan dan saran

o  Menyebut sumber-sumber dasarnya dan memberikan pujian dan penghargaan kepada yang berjasa dalam masalah ini secara jujur

o  Lampiran-lampiran secukupnya

4.   JENIS LAPORAN

Ditinjau dari segi isi dan maksudnya, laporan dibedakan menjadi :

n  Laporan Informatif

Laporan yang bersifat memberikan informasi kepada pimpinan, agar pimpinan mempunyai gambaran tentang suatu kegiatan, keadaan, atau masalah. Dengan demikian pimpinan dapat mengikuti perubahan-perubahan atau perkembangan dengan baik.

n  Laporan Rekomendasi

Laporan ini, selain penyampaian informasi disertai pula dengan pendapat, misalnya dengan mengemukakan alasan atau sebab-sebab terjadinya informasi yang dilaporkan. Laporan rekomendasi bertujuan pokok memberikan rekomendasi mengenai suatu masalah.

 n  Laporan Analistis

Disamping memberikan informasi kepada pimpinan, laporan yang sifatnya analistis juga dimaksudkan untuk memberikan sumbangan pikiran yang menyangkut informasi yang dilaporkan. Sumbangan pikiran itu berupa pendapat dan saran. Akan tetapi, pendapat dan saran itu diberikan oleh penyusun laporan sesudah mengadakan analisis yang matang dan mendalam.

n  Laporan Pertanggungjawaban

Laporan untuk memberikan pertanggungjawaban atas wewenang yang telah dilimpahkan atasan. Laporan pertanggungjawaban memberi gambaran tentang pekerjaan yang telah diselesaikan, pekerjaan yang masih perlu diselesaikan dan evaluasi pekerjaan yang telah diselesaikan.

n  Laporan Kelayakan

Laporan yang menganalisis suatu masalah secara mendalam untuk menilai apakah suatu proyek fisibel atau tidak. Di dalam laporan tersebut berbagai alternatif dianalisis, kemudian ditentukan mana yang terbaik.

           Ditinjau dari segi bentuknya, laporan dibedakan menjadi :

o  Laporan Berbentuk Memo

Bentuk tersebut digunakan apabila isi laporan pendek. Laporan yang pendek biasanya memuat hal-hal yang pokok saja. Laporan berbentuk memo hanya digunakan untuk keperluan intern organisasi.

o  Laporan Berbentuk Surat

Laporan tersebut dibuat dalam bentuk surat biasa. Isinya lebih panjang dari memo, kira-kira satu sampai tiga atau paling banyak lima halaman kuarto atau folio.

o  Laporan Berbentuk Naskah

Laporan dalam bentuk naskah dapat pendek atau panjang. Laporan yang panjang apabila dapat dibuat dalam buku. Untuk penyampaiannya mutlak diperlukan memo atau surat pengantar.

           Ditinjau dari segi sifatnya, laporan dpat dibedakan menjadi :

o  Laporan Biasa

o  Laporan Penting (Rahasia)

           Ditinjau dari segi penyampaiannya, laporan dapat dibedakan menjadi :

o  Laporan lisan

o  Laporan Tulisan

o  Laporan Visual

           Ditinjau dari segi waktu dan  periodisasinya, laporan dapat dibedakan menjadi :

o  Laporan Rutin

o  Laporan Berkala

B.   PENGUMPULAN DATA

         Bahan penyusun laporan adalah data dan fakta. Dalam proses pengumpulan data dan fakta, penulis laporan harus melakukan penyelidikan secara seksama. Penulis harus memperhatikan dan mencatat dengan hati-hati semua hal dan semua kejadian yang ditemui dan diamatinya, sehingga ia mengetahui permasalahan secara menyeluruh.

         Pengumpulan data dapat menggunakan berbagai macam cara, Misalnya observasi dan wawancara. Pengumpulan data dan observasi dapat diperoleh dengan mengadakan kegiatan penelitian kelapangan yang memiliki data terkait dengan masalah yang diinginkan.

         Pengumpulan data dapat dilakukan dengan wawancara secara langsung atau kuisioner yang dikirim ke alamat responden. Dalam hal tersebut penulis harus merencanakan pertanyaan dan membuat daftar lampiran. Bentuk pertanyaan dan daftar lampiran yang efisien harus memiliki beberapa ciri sebagai berikut :

o  Pertanyaan dan daftar lampiran harus jelas.

o  Pertanyaan yang bersifat sensituf harus dihindari.

o  Jawaban yang diperoleh harus objektif dan dapat disusun secara berlajur-lajur dan harus objektif.

o  Instruksi dan perumusan istilah harus singkat dan jelas.

o  Susunan pertanyaan harus direncanakan secara cermat.

Pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Observasi

Pengumpulan data dengan cara observasi bisa diperoleh dengan mengadakan kegiatan penelitian ke lapangan yang memiliki data terkait dengan masalah yang diinginkan.

2. Angket

Pengumpulan data berupa angket dapat diperoleh dengan mengedarkan pertanyaan/quisioner kepada responden.

3. Wawancara

Pengumpulan data yang bersifat wawancara bisa diperoleh dengan melaksanakan wawancara atau interview

4. Literatur/Dokumenter

Pengumpulan jenis ini, dapat diperoleh dari dokumen-dokumen yang dikumpulkan, dari majalah, buku-buku,surat kabar, arsip, foto-foto dan lain-lain.

         Setelah data terkumpul, selanjutnya mengolah data kuantitatif (hasil wawancara atau observasi) menjadi informasi. Informasi tersebut akan disusun berdasarkan prinsip-prinsip komposisi, Yaitu menetapkan topik, merumuskan tema atau tujuan, membuat kerangka atau outline kemudian menulis laporan yang dimaksud.

C.   PENYUSUNAN KERANGKA LAPORAN

       Laporan yang dibuat dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa (What), dimana (where), kapan (when), mengapa (why) dan siapa (who) yang bertanggung jawab terhadap suatu masalah. Pada garis besarnya, sebuah laporan akan mencakup tentang hal-hal seperti dibawah ini :

1.    Diskripsi Keadaan Secara Aktual

v Tujuan Laporan,

v Latar Belakang Laporan Dari Sebuah Informasi,

v Landasan Yuridis.

2.    Analisis Laporan

v Pendekatan Yang Diperlukan.

v Asas Yang Diperlukan.

v Teknik Dan Model Matematika Yang Dipergunakan.

v Inventarisasi, Klasifikasi, Tabulasi, Dan Evaluasi Data.

v Penemuan Sebab.

v Pengarahan Macam-Macam Jalan Keluar.

3.    Saran-Saran

v  Penentuan Pemecahan.

v  Kesimpulan.

v  Penutup.

4.    Lampiran dan Kepustakaan

Berisi lampiran dan sumber-sumber informasi lain  yang dapat menunjang isi laporan itu.

1.      Contoh Urutan Laporan

Berikut ini akan diuraikan secara terperinci contoh urutan laporan formal.

2.      Halaman Judul

Berisi    :          

-   Judul Laporan (Harus relevan, provokatif dan singkat)

-   Nama, Kelas, dan Nama Sekolah

-       Tahun Penyusunan

3.      Halaman Pengesahan

Berisi nama dan tanda tangan dari penulis laporan diketahui oleh pembimbing dan disetujui oleh Pembina/Penanggung Jawab.

4.      Kata Pengantar

Berfungsi mengantarkan dan menyajikan permasalahan secara umum atau berisi inti permasalahan dan tujuan penulisan laporan serta ucapan syukur dan terima kasih kepada pihak yang telah membantu.

5.      Daftar Isi

Memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan itu.

6.      Ihktisar atau Abstrak

Merupakan bagian tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat

7.      Pendahuluan

Bermaksud mengantarkan pembaca pada laporan. Dalam pendahuluan menguraikan format latar belakang laporan, apa sebab-sebab laporan dibuat, apa maksud laporan dan memuat pokok-pokok persoalan dalam urutan yang sistematis

8.      Isi Laporan

Menyangkut inti persoalan dan segala sesuatu yang bertalian langsung dengan persoalan tersebut.

Isi Laporan meliputi :

ü Hasil pengamatan mengenai factor yang dilaporkan

ü Pencocokan fakta dengan data yang telah ada

ü Semua masalah yang diperkirakan akan membantu atau menghambat pemecahan masalah

ü Pembahasan dan hasil pembahasan mengenai pokok yang akan dilaporkan.

9.      Kesimpulan

Merupakan hasil daya nalar atau pikir terhadap suatu masalah. Kesimpulan harus disusun berdasarkan fakta-fakta serta persoalan yang berkaitan secara logis.

10.  Saran

Merupakan langkah atau alternatif pilihan yang dapat diambil untuk mengatasi persoalan.

11.  Lampiran

Berisi segala keterangan yang berguna untuk memperkuat kebenaran isi laporan. Misalnya table, diagram, denah, statistic, dll

12.  Daftar Pustaka

Ditulis bila laporan itu dikaitkan dengan uraian ilmiah yang memakai bahan-bahan pustaka. Daftar pustaka berisi nama pengarang, tahun terbit, judul buku, kota penerbit dan nama penerbit.

SEKIAN dan  SELAMAT BELAJAR