MERENCANAKAN DAN MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

D

alam dunia perkantoran, salah satu tugas sekretaris adalah mempersiapkan dan melayani pertemuan-pertemuan atau  rapat-rapat yang akan diselenggarakan oleh pimpinannya, baik dalam hal keperluan pertemuan/rapat maupun dalam jamuan kepada para tamunya (peserta rapat). Pimpinan mengharapkan sekretarisnya dapat mengurus mulai dari persiapan, termasuk juga mengawasi perlengkapan-perlengkapan hingga menentukan macam jamuan makan atau menu makanan. Pada umumnya rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan. Dibawah ini beberapa pengertian rapat, yaitu sebagai berikut:

a.     Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, siding, majelis.

b.     Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi

c.      Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat

d.     Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang  bersifat tatap muka

e.     Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.

1.     Fungsi Rapat

Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut:

1. Untuk memecahkan masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi
5. Sebagai sarana bernegosiasi

2.     Jenis-Jenis Rapat

Jenis-jenis rapat dapat dibedakan berdasarkan segi peninjauannya, yaitu sebagai berikut:

a.     Menurut Tujuannya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut:

1)     Rapat Penjelasan, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pimpinan rapat tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

2)     Rapat Pemecahan Masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama. Hasil kesimpulan yang telah disepakati bersama merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

3)     Rapat Perundingan, yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

b.     Menurut Sifatnya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut:

1)     Rapat Resmi (Formal Meeting), yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

2)     Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting), yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.

3)     Rapat Terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.

4)     Rapat Tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

c.      Menurut Jangka Waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut:

1)     Rapat Mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

2)     Rapat Bulanan, yaitu rapat yang diadalan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

3)     Rapat Semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu, dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

4)     Rapat Tahunan, yaitu rapat yang diadakan setiap setahun sekali. Contoh dari rapat ini adalah Rapat Pemegang Saham, Rapat Dewan Komisaris, Rapat Paripurna DPR, dsb.

d.     Menurut Frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut:

1)     Rapat Rutin, yaitu Rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contoh: Rapat mingguan, rapat bulanan, rapat tahunan, dsb

2)     Rapat Insidentil, yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang bersifat penting dan harus diselesaikan bersama.

3.     Syarat-syarat Rapat Yang Baik

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1. Suasana terbuka

Suasana yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap menerima informasi dari siapapun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerjasama yang tinggi diantara para peserta rapat.

2. Tidak ada monopoli

Monopoli pembicaraan baik oleh pimpinan maupun peserta rapat yang lain harus dihindari. Karena suasana rapat dapat menjadi kaku dan peserta rapat yang lain menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Semua pihak yang terlibat harus mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat dan bertanya.

3. Partisipasi aktif dari peserta rapat

Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya dapat menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbang saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.

4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan rapat

Pemimpin rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat memonitor jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

Perdebatan dalam rapat adalah hal yang biasa terjadi, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta rapat yang saling berdebat. Oleh sebab itu hindari debat yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.

6. Pertanyaan singkat dan jelas

Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas atau cukup menyita waktu. Padahal dalam rapat, waktu sangat berharga.

7. Disiplin Waktu

Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, akan membuat peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

  4.     Perencanaan dan Persiapan Rapat

Ada beberapa prinsip yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkan penyelenggaraan rapat, yaitu sebagai berikut:

1. Why

Mengapa rapat perlu diselenggarakan?

Hal ini untuk menentukan tingkat urgensi dari rapat tersebut

2. What

Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat?

Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

3. Who

Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut?

Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang

4. Where

Dimana rapat akan diselenggarakan?

Hal ini untuk  menentukan tempat penyelenggaraan rapat

5. When

Dimana rapat akan diselenggarakan?

Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat diselenggarakan

6. How

Bagaimana rapat akan diselenggarakan?

Hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan yang akan dibagikan terlebih dahulu atau dengan menggunakan LCD proyektor, tape, video dan alat lainnya.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan pihak yang berkaitan dengan penyelenggaraan suatu rapat.

Hal-hal yang menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan rapat adalah sebagai berikut:

1. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

Contoh Agenda rapat:

Contoh Susunan Acara Rapat:

2. Menentukan Peserta Rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat dapat ditentukan siapa saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada

 penambahan atau pengurangan peserta rapat.

3. Membuat Undangan Rapat

Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu yang telah ditentukan.

Undangan yang dibuat hendaknya memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut:

a.     Menggunakan Kop atau Kepala Surat

b.     Mencantumkan no surat serta tanggal pembuatannya

c.      Mencantumkan perihal undangan rapat

d.     Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat

e.     Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan

f.       Ditanda tangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

g.     Waktu pengiriman undangan hendaklah jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretaris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga waktu pengirimannya.

Contoh Surat Undangan:

4. Membuat Daftar Hadir Rapat

Ada 2 macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat diatas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah item yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi, sebagai bahan penyusunan notula rapat, dan sebagainya.

Contoh Daftar Hadir Rapat:

5.     Mempersiapkan Bahan Rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antara lain:

a.     Agenda Rapat

b.     Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (dapat berupa makalah, laporan-laporan, dsb)

c.      Notula/hasil rapat bulan yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya)

Bahan-bahan tersebut (b) disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan rapat tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirim bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajarai terlebih dahulu.

6.     Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat

Peralatan dan perlengkapan dalam rapat yang perlu dipersiapkan adalah:

a.     White board lengkap dengan spidol dan penghapus atau dapat pula berupa Flip Chart lengkap dengan spidolnya

b.     LCD proyektor lengkap dengan layarnya

c.      Sound system lengkap dengan microphonenya

d.     Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat rapat

e.     Block note atau buku agenda lengkap dengan bolpointnya

f.       Name Tag untuk peserta

g.     Komputer atau Laptop

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan berapa jumlah barang yang dibutuhkan.

Contoh daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapan rapat:

7.     Mempersiapkan Ruang Rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta rapat cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, maka rapat dapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan. Untuk itu sekretaris perlu mencari dan memesan hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat di selenggarakan di hotel atau gedung pertemuan, maka sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi, dan akomodasinya. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut:

a.     Cahaya Penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan bantuan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, maka pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

b.     Ventilasi Udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

c.      Pengaturan Tempat Duduk

Dalam mengatur ruang pertemuan, selayaknya kita tidak begitu saja menerima apa yang tersedia dalam gedung. Ada banyak hal yang harus dipertimbangkan dan beberapa tata letak yang bisa digunakan.

Pertimbangan letak meja dan kursi harus diatur sesuai tujuan dan isi acara. Bahkan tata letak pun harus lebih dipikirkan bila menuntut pendengar atau audien untuk berpartisipasi dan berinteraksi. Pilihlah ruangan yang memang membantu tujuan-tujuan tersebut.

Berikut beberapa tata letak ruangan yang bisa digunakan:

1.     Gaya Kelas (classroom style)

Tata letak ini membariskan meja dengan 2 atau 3 kursi. Meja-meja disusun menghadap bagian depan ruangan. Tata letak ini tepat untuk konferensi atau presentasi di mana presenternya sering memberikan informasi dan berdialog dengan peserta.

Layout:

2.     Gaya Teater (theater style)

Gaya Teater dibuat dengan deretan kursi yang menghadap ke depan ruangan. Terdapat pemisah seperti gang kecil antar kelompok. Tata letak ini dipakai untuk memaksimalkan ruangan dan presentasi kurang dari 2 jam. Cocok buat pertemuan yang menuntut pesertanya untuk mencatat.

Layout:

3.     Gaya Konferensi (conference style)

Meja 6 atau 8 kaki disatukan di tengah ruangan sebagai tempat berkumpul. Kursi-kursi ditempatkan di sekelilingnya. Tata letak ini cocok untuk sesi brainstorming di mana tidak ada yang namanya pimpinan rapat. Pun memiliki ruang yang cukup lapang buat semua peserta dan pandangan yang bebas pada masing-masing peserta.

Layout:

4.     Gaya U-Shape / Open Style

Meja 6 atau 8 kaki ditempatkan dari ujung ruangan ke ujung lainnya membentuk huruh U. Kursi-kursi ditempatkan di luar huruf U. Bagus untuk kelompok-kelompok kecil yang membutuhkan percakapan, baik antara presenter dan peserta atau peserta dengan peserta.

Layout:

5.     Gaya Hollow Square

Meja 6 atau 8 kaki ditempatkan dalam kerangka persegi panjang dengan ruang terbuka di tengahnya. Kursi-kursi diletakkan di luar sekeliling persegi panjang tersebut. Sama halnya dengan Gaya Konferensi, Tata letak ini cocok untuk sesi brainstorming di mana tidak ada yang namanya pimpinan rapat. Pun memiliki ruang yang cukup lapang buat semua peserta dan pandangan yang bebas pada masing-masing peserta.

Layout:

6.     Gaya Banquet

Digunakan untuk acara makan-makan dengan diameter meja sekitar 60 – 72 inci. Meja bundar yang disusun menyerupai bunga, berkapasitas sekitar 4, 8 atau 12 kursi.

Layout:

7.     Gaya Half Moon Rounds

Tata letak ini dibuat setengah lingkaran. Tempat duduk diletakkan setengah dari meja bundar. Semua peserta menghadap depan dan tidak ada yang membelakangi presenter.

Layout:

8.     Gaya Chevron or “V” Shape

Gaya Chevron memungkinkan diskusi kelompok kecil antar peserta setelah presenter memberikan materi pada semua peserta. Tata letak ini menghilangkan perasaan tertutup buat presenter dan peserta.

Layout:

9.     Gaya Herringbone

Sangat tepat untu pertemuan yang bersifat presentasi informatif. Presenter memberikan informasi diselingi dengan beberapa dalog dengan peserta. Herringbone menghilangkan perasaan tertutup buat presenter dan peserta.

Layout:

8.     Mempersiapkan Ruang Rapat

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, seperti rapat paripurna atau rapat kerja, biasanya para peserta rapat akan diinapkan di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

9.     Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanakan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, sekretaris harus menyiapkannya.

10.  Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus dipersiapkan agar para pesera rapat merasa nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti kegiatan rapat.

Konsumsi berupa makanan ringan (snack) dan minuman dapat disajikan dengan cara berikut:

a.     Disajikan sebelum peserta rapat duduk

b.     Disajikan selama rapat berlangsung

c.      Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri

d.     Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah disediakan.

11.  Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

12.  Pengecekan Persiapan Terakhir (Checking Terakhir)

Sebelum rapat dimulai atau pada H-1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain, sebagai berikut:

a.     Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

b.     Apakah letak tempat duduk sudah sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

c.      Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?

d.     Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?

e.     Apakah Daftar hadir, agenda rapat, dan susunan acara telah disiapkan?

f.       Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?