- Tujuan Pembelajaran
- Mempersiapkan keperluan kegiatan pimpinan;
- Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan;
- Mengkonfirmasikan jadwal kegiatan pimpinan.
- Uraian Materi
Seorang pimpinan mempunyai bermacam-macam kegiatan yang
harus dikerjakan, kegiatan tersebut tidak mungkin dikelola dan dikerjakan
sendiri. D sinilah seorang sekretaris diperlukan untuk mengatur waktu dan
jadwal kegiatan pimpinan.
Pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan
menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang
menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur
jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala prioritas.
- Teknik Menggunakan Jadwal Kegiatan Pimpinan
Hal terpenting dalam pengaturan kegiatan pimpinan adalah
memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk hal itu, seorang
sekretaris harus selalu melakukan koordinasi dan selalu melakukan konfirmasi
denagn pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan.
Sekretaris harus mampu mengatur jadwal dengan baik,
mulai dari perencanaan jadwal kegiatan, mengkoordinasi waktu sekretaris dengan
pimpinan, mengorganisasi waktu pimpinan, dan melakukan pengawasan terhadap
kegiatan baik yang sudah ataupun yang belum dilaksanakan.
Seorang sekretaris akan melakukan pekerjaannya secara
teratur apabila dalam melaksanakan pekerjaannya menerapkan fungsi-fungsi
manajemen seperti perencanan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengawasan pad teknik penggunaan waktu pimpinan.
Perencaaan
- Pengertian Perencanaan
Apa itu perencanaan? Perencanaan merupakan kegiatan cara
pandang ke depan mengenai hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan.
Perencanaan biasanya berhubungan dengan waktu.
Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan
dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja
yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam
mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal berdasarkan skala
prioritas.
1)
Perencanaan meliputi tiga
kategori
a)
Perencanaan jangka panjang
(long term plan).
b)
Perencanaan jangka menengah
(medium term plan).
c)
Perencanaan jangka pendek
(short term plan).
2)
Proses perencanaan
a)
Menetukan/menetapkan maksud dan
tujuan secara jelas.
b)
Menentukan alternatif.
c)
Mengatur sumber-sumber yang
diperlukan.
d)
Menentukan organisasi, metode,
dan prosedur.
e)
Menentukan/menetapkan rencana
itu sendiri.
Dalam rangka membuat perencanaan kerja hendaknya
menetapkan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut.
a)
Kegiatan apa yang harus
dilakukan?
b)
Dimana kegiatan tertentu harus
dilaksanakan?
c)
Bilamana kegiatan tertentu
harus dilaksanakan?
d)
Siapa yang akan terlibat dalam
pelaksanaan kegiatan nanti?
e)
Mengapa kegitan tersebut perlu
dilaksanakan?
Dengan memahami pengertian perencanaan kerja tersebut, maka
yang perlu dilaksanakan dalam membuat perencaaan kerja diantaranya adalah
sebagai berikut.
a)
Meminta penjelasan/saran-saran
seperlunya mengenai masalah yang belum dimengerti.
b)
Memeriksa terlebih dahulu
setiap pekerjaan dan rencana demi kesempurnaan.
c)
Membuat catatan khusus yang
memuat hal-hal penting, sehingga pekerjaan sehari-hari dapat direncanakan
secara teratur.
d)
Menentukan urutan pentingnya
masing-masing pekerjaan sehingga tugas yang paling penting mendapat prioritas
pertama.
e)
Merencanakan batas waktu dan
berusaha mencegah penundaan-penundaan pekerjaan.
f)
Meneliti agenda pimpinan setiap
waktu, agar dapat membantu mengingatkan acara/kegiatan pimpinan yang telah
mendesak.
- Ciri-ciri Perencanaan Kerja Pimpinan
Ciri perencanaan kerja pimpinan yang baik meliputi
hal-hal berikut.
1)
Jelas/masuk akal (rasional)
Jelas dlam arti pekerjaan tersebut dibuat sesuai dengan job
description pimpinan.
2) Sederhana ( simple)
Sederhana artinya dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan,
sekretaris tidak membuat jadwal yang berlebihan, tetapi disesuaikan dengan
kemampuan dan kesibukan pimpinan.
3) Luwes (fleksibel)
Kegiatan yang disusun sekretaris harus fleksibel, dalam arti
kegiatan tersebut dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi
dalam perusahaan. Fleksibel juga berarti tidak kaku dalam menyusun jadwal
pimpinan. Sekretaris harus membuat perkiraan –perkiraan perubahan untuk hal-hal
yang mungkin terjadi diluar jadwal itu.
4) Mencakup kegiatan yang
menyeluruh (comprehensive)
Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan, sekretaris harus membuat
jadwal kegiatan secara keseluruhan yang menjadi aktivitas pimpinan sehari-hari
sesuai dengan job description.
5)
Berkesinambungan/terus-menerus
(continue)
Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan harus
berkesinambungan, maksudnya perencanaan kerja pimpinan tidak berhenti sampai
pada 1 periode tertentu, namun suatu proses yang terus-menerus (continue).
Pengorganisasian
- Pengertian Pengorganisasian
Pengorganisasian secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan
mengidentifikasi, menganalisa, mengelompokan pekerjaan, menentukan pekerjaan
bagi setiap pegawai. Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berati kegiatan
mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelompokan pekerjaan pimpinan, termasuk
mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Hal-Hal yang Harus diperhatikan dalam Pengorganisasian Jadwal Pimpinan
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam
mengorganisasikan waktu pimpinan, hal tersebut adalah sebagai berikut.
1)
Membuat suatu daftar kerja
mengenai apa yang harus dilakukan pimpinan.
2)
Menetapkan berapa lama waktu
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
3)
Menetapkan prioritas dari
kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan, kegiatan setengah
mendesak, dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara.
4)
Mengatur jumlah orang yang
terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat
diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Pengkoordinasian
Mengkoordinasi jadwal kegiatan pimpinan berarti
mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas sekretaris atau dengan
pegawai lainnya., sehingga akan tercapai pelaksanaan tugas yang efisien dan
efektif. Sekretaris harus dapat bekerja sama dengan berbagai pihak sehubungan
dengan tugas pimpinan. Misalnya pada saat akan diadakan rapat, sekretaris harus
mengkoordinasi terlebih dahulu kepada pimpinan mengenai waktu pertemuan, bahan
apa saja yang harus disiapkan dalam rapat, dan siapa-siapa yang akan diundang.
Semua hal tersebut harus harmonis dalam arti jangan sampai rapat dilaksanakan,
tetapi ternyata pimpinan tidak bisa hadir karena ada acara lain.
Pengawasan
Mengawasi pengaturan jadwal kegiatan pimpinan berarti
melihat apakah jadwal kegiatan pimpinan yang direncanakan sudah sesuai dengan
kegiatan yang dilaksanakan.
Kegiatan pengawasan juga merupakan kegiatan untuk
mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai rencana. Dalam melakukan
pengawasan jadwal kegiatan pimpinan , sekretaris juga perlu melihat ketepatan
waktu dan kualitas pekerjaan yang dihasilkan untuk masing-masing kegiatan
pimpinan.
Mengidentifikasi serta Membuat Jadwal Pimpinan
Pekerjaan Pimpinan pada hakikatnya adalah sebagai berikut.
1.
Menandatangani surat.
2.
Membaca surat masuk.
3.
Membaca laporan.
4.
Menyusun laporan.
5.
Menerima telepon dan menelepon.
6.
Menerima tamu.
7.
Memimpin rapat.
8.
Mengadakan perjalanan dinas.
9.
Mengadakan kegiatan “Meeting”.
10.
Melakukan Kegiatan sosial.
Hal yang dimaksud jadwal kegiatan pimpinan adalah
segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor
yang dilakukan di balik meja kerja.
Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan
secermat mungkin, mengingat pimpinan yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin
menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus
dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang dipriotitaskan
untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu:
1. Berdasarkan urutan masuk;
dan
2. Berdasarkan tingkat
kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)
Agar kegiatan pimpinan dapat berjalan dengan baik,
jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian,
mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti,
hal tersebut sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu
memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan
lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya 1 minggu, akan
tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika
kurun waktu jadwal terlalu lama misalnya bulanan memiliki kelebihan yaitu
kegiatan selama satu bulan dapat diprogram, kelemahannya yaitu sulit mengoreksi
atau mengganti dengan program kegiatan lain.
- Pengaturan Jadwal Kegiatan berdasarkan Urutan Surat Masuk
Pengaturan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat masuk, dibuat berdasarkan surat
permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat
pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal
tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan
diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.
Contoh :
Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk
pembukaan penataran, kemudian surat
masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka
alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut.
Dapat membatalkan acara
pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.
Pimpinan dapat tetap hadir pada
pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat diwakilkan
kepada pejabat lain.
Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan
waktu pelaksanaan kegiatannya.
2. Pengaturan Jadwal
Kegiatan Berdasarkan Tingkat Kepentingan
Pada pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dengan sistem
tingkat kepentingan, jadwal disusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan (contoh
jadwal). Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan
dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang
tidak penting akan ditinggalkan atau
didelegasikan kapada pejabat lain.
3. Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan
Pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal kegiatanya
dari hari ke hari, sehingga sekretarislah yang mempunyai dan mengatur jadwal
kegiatan pimpinannya.
Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara
kegiatan pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau
buku khusus dan mencantumkannya pada white board/ lembar khusus yang diletakkan
di ruang pimpinan.
Pimpinan akan memilih jenis agenda/jadwal baginya dan
diharapkan sekeretaris juga mempunyai agenda yang serupa. Hal yang perlu
diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan adalah
sebagai berikut.
- Menerima dan menghimpun surat.
- Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan.
- Menjawabkan setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan.
- Mengingatkan acara kegiatan pimpinan.
- Selalu mengikuti kemungkinan terhadap perubahan acara kegiatan pimpinan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar