STEMPEL

Format logo dan stampel praktik kearsipan transparan

 

Menyongsong setengah abad dengan penuh sukacita dan keceriaan bersama, merajut persahabatan yang terhilang dan membina kembali kekeluargaan yang erat.

Saling mengasihi, saling merindukan, berbagi, sehati, sepikir, serasa, dan penuh toleransi....

Kenangan di Top Selfi Kranggan.

Kenangan di Gedung Songo

Kenangan di Paris Bantul

SOAL TRY OUT UTK ADMINISTRASI PERKANTORAN

Bermain internet sambil belajar soal-soal untuk mempersiapkan diri dalam menghadapi Ujian Nasional Berbasis Komputer, silakan masuk ke link:

Latihan Soal Try Out Ujian Teori Kejuruan

Untuk Role Playing Mempersiapkan dan Menyelenggarakan Pertemuan Rapat, dapat kalian unduh melalui tautan dibawah ini:

https://youtu.be/z4_RGo-wmcg

atau langsung kalian tonton melalui video dibawah ini:

Video ini adalah hasil tugas mata pelajaran Administrasi Humas dan Keprotokalan. Memang masih banyak kekurangan, misal dalam hal percakapannya, tetapi setidaknya dapat digunakan untuk referensi bagaimana cara mempersiapkan dan menyelenggarakan rapat yang baik.

MENERIMA & MELAYANI TAMU

Kalian dapat  melihat salah satu contoh cara menerima dan melayani tamu, seperti di bawah ini:

atau dapat melalui :Link Menerima dan Melayani Tamu

Memproses Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

1.     Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu:

1.    In house travelling department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel di mana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.

2.  Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.

3.    Administrasi Kantor/Sekretaris, yaitu administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.

2.     Persiapan perjalanan bisnis meliputi:

1.     Persiapan rencana perjalanan bisnis.

2.     Persiapan dokumen perjalanan bisnis.

3.     Persiapan tranportasi dan akomodasi.

4.     Persiapan daftar perjalanan bisnis

5.     Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis.

3. Persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu mengumpulkan informasi tentang:

1.     Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.

2.    Menentukan tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.

3.  Mencari tahu waktu atau jadwal yang pasti tentang cara perjalanan bisnis mengenai keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.

4.     Prosedur  tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan.

5.     Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

6.     Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.

7.     Customs regulations (peraturan kepabeanan)

8.     Baggage (bagasi).

9.     Cara memperoleh pengantian ongkos perjalanan.

10.  Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.

4.     Tujuan-tujuan perjalanan bisnis:

1.     Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek.

2. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain.

3.     Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.

4.     Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

5.     Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.

6.     Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).

7. Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.

5.     Informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris:

1.  Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.

2.   Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta–Surabaya atau Jakarta–Batam.

3.  Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan.

4.  Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

6.   Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.

7.     Dokumen internal:  surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas (SPPD).

Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel, exit permit (tanda bukti perizinan). Exit Permit adalah tanda bukti izin (dicap di paspor) untuk meninggalkan suatu negara yang dikeluarkan oleh instansi tertentu (Imigrasi atau Deplu).

1. Dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor:

a.      kartu tanda penduduk (KTP),  

b.     kartu keluarga (KK),

c.      ijazah pendidikan terakhir,

d.     surat keterangan (SK) pengangkatan pegawai,

e.      surat keterangan catatan kepolisian (SKCK),

f.      akta kelahiran,

g.     surat tugas dari instansi terkait.

2.   Macam-macam paspor:

Paspor adalah: dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara.

1.     Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna hijau, biasa disebut paspor hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

2.    Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru, biasa disebut paspor biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

3.  Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam, sering disebut paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

4.   Paspor haji adalah paspor bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Paspor ini dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.

5.   Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.

3. Macam-macam visa:

Visa adalah Dokumen yang dikeluarkan oleh suatu negara sebagai izin masuk dan tinggal di negara yang bersangkutan dalam jangka waktu tertentu.

1.   Transit visa, yaitu visa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota pada suatu negara, biasanya hanya untuk 1–3 hari kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.

2.  Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang, para turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari Kedutaan Besar RI di luar negeri.

3. Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu negara.

4.   Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.

5.   Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua negara.

6.     Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap di negara tersebut.

4. Syarat-syarat mendapatkan visa:

1.     Menunjukkan paspor yang masih berlaku.

2.     Mempunyai exit permit

3.    Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor.

4.   Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan dikunjungi.

5.     Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri. Pimpinan dapat menggunakan travelers funds. Travelers funds dapat diperoleh dari bank dan dapat berupa travelers cheque (sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulai dari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian), letter of credit (L/C) merupakan surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar, atau kartu kredit/credit card.

6.  Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.

7.     Mengisi application form (formulir aplikasi) dan membayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.

8.     Menyerahkan pas foto berwarna

  

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:

1.     Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan seminggu sebelumnya, bisa dilakukan melalui online, telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.

2.     Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.

3.     Check Out, pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.

4.  Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.

5.     Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:

a.      Biaya dokumen perjalanan, misalnya: biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.

b.     Biaya transportasi, meliputi: biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.

c.      Biaya akomodasi.

d.   Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara, misalnya: biaya seminar, biaya pelatihan.

e.      Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.

f.      Biaya konsumsi.

g.     Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.

Cara pengaturan waktu pertemuan bisnis yang tepat

Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan  harus berpedoman pada timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut) dari semua perusahaan transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan bisnis ini.

Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:

1.     Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.

2.     Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.

3.     Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).

Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.

Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:

1.     Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.

2.     Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.

3.  Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.

Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut:

1.     Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

2.     Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.

3.     Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.

4.     Jenis transportasi yang dipakai.

5.     Tujuan perjalanan bisnis.

6.     Kapan selesai/tiba kembali.

Menyiapkan Rencana Perjalanan

Setelah menyiapkan semua berkas perusahaan, makalah, brosur, dan dokumen-dokumen lainnya yang berhubungan dengan urusan bisnis perusahaan, maupun dokumen yang berhubungan dengan perjalanan bisnis. Kemudian administrasi kantor/sekretaris melakukan pemesanan, mulai dari pemesanan tiket perjalanan dari jenis transportasi yang akan digunakan, pemesanan hotel yang telah dipilih, dan jenis akomodasi lainnya. Hal yang perlu diperhatikan oleh administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut:

1.     Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.

2. Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).

3.     Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti:

a.      Memakai kendaraan dinas atau kendaraan pribadi pimpinan

b.     Memakai kereta api atau rental mobil

c.      Memakai biro jasa

d.     Memakai jasa maskapai penerbangan

Dalam menentukan jenis transportasi di atas, seorang administrasi kantor/sekretaris harus sudah mengetahui dengan pasti tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan. Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas biasanya hanya untuk 1–2 hari, tetapi bila waktunya lebih dari dua hari akan lebih efektif menggunakan jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi pimpinan. Dalam menyusun rencana transportasi, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang:

a.   Nama dan alamat biro-biro perjalanan

b.     Nama-nama maskapai penerbangan

c.      Jadwal perjalanan kereta api

Perjalanan Bisnis Menggunakan Transportasi Darat (Mobil Dan Kereta Api)

1.     Perjalanan bisnis menggunakan mobil

Hal-hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis dilakukan dengan menggunakan kendaraan mobil, antara lain: 

a.      Surat-surat, seperti SIM (Surat Izin Mengemudi), STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan, Kartu Asuransi, KTP (Kartu Tanda Penduduk), dan surat-surat lainnya.

b.     Membawa peta dan rute perjalanan yang akan dilalui.

c.      Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.

d.   Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal 

     pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra 

     bisnis.

e.      Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

f.     Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan 

     dalam perjalanan bisnis tersebut.

2.     Perjalanan bisnis menggunakan kereta api

Hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis menggunakan kereta api, antara lain:

a.      Usahakan mendapatkan tiket kereta api sebelum jadwal keberangkatan.

b.     Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan 

      kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan 

      keberangkatan.

c.     Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal 

      pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra 

      bisnis.

d.     Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

e.    Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan 

     dalam perjalanan bisnis tersebut.

Perjalanan Bisnis Menggunakan Transportasi Udara

Hal-hal yang harus disiapkan ketika melakukan perjalanan bisnis menggunakan transportasi udara, antara lain:

a.      Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.

b.     Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar 

       negeri).

c.      Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.

d.     Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah 

       ditentukan.

e.      Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

f.      Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam 

       perjalanan bisnis tersebut.

g.     Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.

Etika Menerima dan Menolak Tamu Kantor

A. Pengertian Tamu Kantor

1.     Tamu menurut KKBI online adalah orang yg datang berkunjung (melawat dsb) ke tempat orang lain atau ke perjamuan; (2) orang yg datang untuk menginap (di hotel), untuk membeli-beli (di toko); jamu

2.     Tamu agung orang yg berkedudukan tinggi yg sedang berkunjung dsb

3.     Tamu Negara pemimpin tertinggi suatu negara yg berkunjung resmi ke negara lain

4.     Artis tamu artis terkenal yg ikut dl pertunjukan drama dsb sbg tamu dan dl pertunjukan yg terbatas

5.     Buku tamu buku yg berisi nama tamu yg hadir dl pertemuan (rapat, resepsi, kantor, dsb)

6.     Dosen tamu adalah tenaga pengajar dr perguruan tinggi lain yg diundang oleh suatu perguruan tinggi untuk mengajar dl jangka waktu tertentu;

7.     Penerima tamu adalah orang yg bertugas menerima dan melayani tamu pd waktu pertama kali tamu masuk hotel; menerima pemesanan kamar, baik langsung maupun tidak langsung, spt melalui telepon, telegram, atau alat komunikasi lainnya

8.     Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu.

            Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. 

            Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.

B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu

            Biasanya tamu yang datang tentu ada keperluan yang berhubungan dengan kedinasan. Tamu yang berkunjung harus kita layani dengan baik, tanpa membeda-bedakannya. Oleh karena itu, sebagai tuan rumah harus berusaha untuk melayani tamu sebaik mungkin. Menerima tamu merupakan tugas utama seorang sekretaris. Dimana sekretaris harus bersikap ramah, sopan, dan bersedia untuk membantu memberikan informasi yang diperlukan tamu.

Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat menemui tamu :

·        Bersikap ramah memberikan salam dan menyapanya.

·        Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.

·        Tanyakanlah maksud kedatangannya, dan berikan informasi yang sejelas-jelasnya.

·        Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).

·        Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat usahakan agar tamu meninggalkan pesan dan catat segera serta beritahukan kepada pejabat yang dituju.

·        Bila tamu harus menunggu, usahakan agar tamu menunggu dengan suasana yang menyenangkan berikanlah bacaan (surat kabar, majalah).

·        Biasanya di instansi atau perusahaan ada petugas khusus penerima tamu yang disebut Resepsionis. Tamu yang datang terlebih dahulu harus mengisi buku tamu. Untuk memudahkan petugas untuk menghubungi orang yang dituju oleh tamu.

Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor adalah sebagai berikut :

1.   Penanganan ruangan tamu

Sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :

•     Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.

•     Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :

- buku tamu

- kartu pengenal tamu

- majalah/koran

- brosur/katalog perusahaan

- tempat sampah/asbak

•     Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.

2.   Tata cara mengantar dan melayani tamu:

•     Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.

•     Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.

•     Apabila tamu datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.

•     Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.

•     Ketika mengantar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.

•     Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu, dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu.

Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

C. Merencanakan Dan Menyusun Jadwal Penerimaan Tamu

·        Jadwal penerimaan tamu harus diatur dan secermat mungkin, perlu dibuat catatan khusus.

·        Buku tamu harus berisi No, Nama, Alamat, No. Telp, Tanggal, Waktu, dan tujuan bertamu. Untuk membantu mengingatkan pimpinan, buatlah perjanjian atau pembatalan dengan tamu apabila ada perubahan sampaikanlah secepatnya.

D. Kesalahan Yang Dihindari

Dalam melayani tamu yang harus dihindari adalah :

·        Hindari senda gurau, jangan berbisik-bisik ketika menerima tamu.

·        Jangan duduk saat menerima tamu, hendaklah berdiri.

·        Janganlah berhias diri saat menerima tamu.

·        Jangan makan pada saat menerima tamu.

·        Kurang sabar dalam melayani tamu.

·        Tidak memberikan keterangan yang lengkap kepada pimpinan tentang tamu.

E.   Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor

Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :

1.     Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu.

2.     Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.

3.     Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.

4.     Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.

5.     Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.

Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :

1.     Bersikap sopan dan ramah

2.     Berkepribadian menarik

3.     Bijaksana

4.     Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainnya.

Menurut Ursula Ernawati, etika sekretaris tamu kantor antara lain :

1.     Berpenampilan rapi, bersih dan segar

2.     Berperilaku sopan dan ramah

3.     Ekspresi wajah yang hangat

4.     Menghafal nama tamu

5.     Senang bergaul dan luwes

6.     Menjadi pendengar yang baik

7.     Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit kuku

8.     Bersikap hormat kepada tamu

9.     Memiliki semangat kerja yang tinggi

10.  Nada suara yang enak dan jelas

11.  Tenang dan menangani complain secara profesional 

12.  Tidak menginterupsi pembicaraan tamu

13.  Tulus melayani tamu

F.   Cara pelayanan tamu kantor

            Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :

·        Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.

·        Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik.

·        Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.

·        Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.

·        Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu, sesuai dengan kebijkan kantor.

·        Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.

·        Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di ungkapkan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya.

·        Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.

Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi tamu kantor :

·        Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan percaya diri.

·        Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak harus berdiri ketika menerima tamu internal , kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa.

·        Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya.

·        Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti “selamat siang ada yang bisa saya bantu”.

·        Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan.

·        Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan.

·        Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan nama dan dari mana, seperti “bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “bapak dari perusahaan mana?”

E.   Jenis-jenis tamu dan cara pelayanannya:

·        Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:

No	Jenis Tamu Kantor	Kondisi atau sikap sekretaris
1	Tamu dengan perjanjian	Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta
2	Tamu tak dikenal	Sapa dan tanyakan keperluannya Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarkan untuk membuat janji terlebih dahulu
3	Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya	Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut. Walaupun tamu bersikeras, tetap perlakukan dengan sopan dan sabar
4	Tamu atau pelanggan yang datang tanpa perjanjian	Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan
5	Anggota keluarga atau teman atasan	Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.
6	Tamu yang tak diinginkan	Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu. Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusaha menggusirnya secara halus, sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut atau judes.
7	Pramuniaga atau salesman	Perlakukan dengan baik Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini
8	Tamu lanjut usia atau cacat fisik	Perlakukan sewajarnya waspada dan bersiaplah membantu bila diperlukan
9	Anggota keluarga atau teman dekat sekretaris	Terima secara wajar, tidak gaduh Bila hendak membicarakan masalah yang memakan waktu lama, ajak keruang tamu. Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja
10	Tamu ketika atasan membatalkan janji	Meminta maaf dan jelaskan alasannya Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru

Beberapa petunjuk umum sebagai sekretaris dalam melayani tamu-tamu kantor:

            Sebagai prinsip dasar adalah menghormati setiap tamu yang datang ke kantor. Setiap orang yang datang bertamu dikantor ingin disambut dan dilayani dengan baik sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai-pandai berbicara untuk menjaga perasaan tamu agar tidak merasa tersingung, akan tetapi sekretaris harus melaksankan peraturan-perturan yang berlaku dikantor, sekretaris harus memberitahukan peraturan tersebut kepada setiap tamu yang berkunjung secara ramah dan bijaksana.

Melayani tamu menurut kepentingannya.

     Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.

Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk mengatasi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir isisan yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat nama, alamat, instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa. Memberitahukan kepadanya bahwa pengisian formulir bagi para tamu merupakan perturan sehingga sang tamu harus mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan persilakan untuk menghungi bagian lain yang memang khusus menangani dana. Jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan.

     Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.

Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyenangkan sebab mereka telah mendapatkan pelatihan ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak jarang para penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.

     Tamu yang ingin membeli barang.

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta untuk diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena itu, bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada tamu yang ingin membeli barang.

     Tamu aparat pemerintah.

a.     Tamu yang bersifat kunjungan rutin

Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara rutin mereka menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi, lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

b.     Tamu yang bersifat kunjungan khusus

Biasanya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu masuk dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress lengkap sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan makanan kecil dan minuman atau kenang-kenangan atau cendera mata harus dipersiapkan. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu, supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak dapat disalahkan.

     Tamu Teman Pimpinan

Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini sekretaris harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebutboleh menemui sekarang atau tidak. Bila pimpina sedang sibuk, persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu diperhatikan adalah tujuan kedatangannya yaitu akan menghambat tugas pimpina,sekedar kangen, atau ada urusan bisnis penting.

Contoh bentuk percakapan dengan tamu saat menerima tamu :

“Selamat pagi/siang/bapak/ibu (jangan menggunakan kata sapaan seperti Mbak/Mas), ada yang bisa saya bantu”

Saat meminta tamu untuk mengisi form data tamu:

“Mohon maaf Bapak/Ibu untuk kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.”

Atau:

“Jika berkenan, saya bisa menuliskannya untuk bapak/Ibu.”

Saat mengatakan bahwa pimpinan tidak ada:

“Mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami tidak ada di tempat. Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan kami pastikan pimpinan kami akan menghubungi Bapak/Ibu secepatnya”

Atau:

“Mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami sedang tidak ada di tempat bagaimana kalau saya buatkan janji bertemu dengan pimpinan kami di hari lain? bagaimana kalau besok?”(sebutkan hari dan jam lain sesuai dengan agenda yang tersedia).

F.   Formulir Kedatangan Tamu

            Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan telpon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya. Secara garis besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. Untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.

Contoh Formulir Kedatangan Tamu:

   

Tata Cara Bertamu

1.  Pengertian

            Bertamu adalah berkunjung ke rumah orang lain dalam rangka mempererat silaturrahim. Maksud orang lain disini bisa tetangga, saudara (sanak family), dan teman sebaya. Bertamu tentu ada maksud dan tujuannya, antara lain menyambung persaudaraan atau silaturrahim, menjenguk orang yang sedang sakit, ngobrol-ngobrol biasa, membicarakan masalah keluarga, atau membahas tentang musyawarah lingkungan.

            Dengan mempererat tali silaturrahim pada sesama, berarti kita telah membina hidup rukun, menumbuhkan rasa kasih sayang, tolong menolong dan saling membantu antara sesama manusia. Selain itu, bertamu tidak saja menghubungkan tali persaudaraan tetapi juga akan banyak menambah wawasan ataupun pengalaman.

2.  Cara Bertamu

a.   Meminta ijin masuk

Dalam hal ini (memberi salam dan minta izin), mengetuk pintu batasannya adalah tiga kali. Maksudnya adalah, jika kita telah memberi salam tiga kali namun tidak ada jawaban atau tidak diizinkan, maka itu berarti kita harus menunda kunjungan kita kali itu. Adapun ketika salam kita telah dijawab, bukan berarti kita dapat membuka pintu kemudian masuk begitu saja atau jika pintu telah terbuka, bukan berarti kita dapat langsung masuk. Mintalah izin untuk masuk dan tunggulah izin dari sang pemilik rumah untuk memasuki rumahnya.

b.   Jangan mengintip ke dalam rumah

Mengintip ke dalam rumah sering terjadi ketika seseorang penasaran apakah ada orang di dalam rumah atau tidak.

c.  Berpakaian yang rapi dan pantas

Bertamu dengan memakai pakaian yang pantas berarti menghormati tuan rumah dan dirinya sendiri. Tamu yang berpakaian rapi dan pantas akan lebih dihormati oleh tuan rumah, demikian pula sebaliknya.

d.   Memperkenalkan diri sebelum masuk

Jika ditanya siapa oleh tuan rumah, jawablah dengan nama atau julukan yang ia mengenalnya. Kemudian apabila tuan rumah belum tahu/belum kenal, hendaknya tamu memperkenalkan diri secara jelas.

e.   Masuk dan duduk dengan sopan

Setelah tuan rumah mempersilahkan untuk masuk, hendaknya tamu masuk dan duduk dengan sopan di tempat duduk yang telah disediakan. Tamu hendaknya membatasi diri, tidak memandang kemana-mana secara bebas. Pandangan yang tidak dibatasi (terutama bagi tamu asing) dapat menimbulkan kecurigaan bagi tuan rumah.

f.    Menerima jamuan tuan rumah dengan senang hati

Hendaknya tidak menampakkan sikap tidak senang terhadap jamuan itu. Jika sekiranya tidak suka dengan jamuan tersebut, sebaiknya berterus terang bahwa dirinya tidak terbiasa menikmati makanan atau minuman seperti itu. Jika tuan rumah telah mempersilahkan untuk menikmati, tamu sebaiknya segera menikmatinya, tidak usah menunggu sampai berkali-kali tuan rumah mempersilahkan dirinya dan makanlah dengan tangan kanan, ambilah yang terdekat dan jangan memilih.

g.   Memilih waktu yang tepat untuk bertamu.

Sebaiknya kita tidak bertamu pada waktu-waktu makan, istirahat, atau jika waktu sudah larut malam, karena akan mengganggu kenyamanan tuan rumah.

Daftar Pustaka

Rumsari Hadi Sumarto & Lukas Dwi Antara, 2003, Sekretaris Profesional untuk SMK Kelompok Bisnis Manajemen: Berdasarkan Kurikulum Berbasis Kompetensi, Jakarta: Balai Pustaka.

Badri Munir Sukoco, 2005, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Jakarta: Erlangga.

Drs. Ignatius Wursanto, 2006, Kompetensi Sekretaris Profesional, Yogyakarta: Andi Offset

Irra Chrisyanti Dewi, S.Pd., M.SM., 2011, Manajemen Kesekretariatan: Untuk SMK, Perguruan Tinggi dan Praktisi, Jakarta: Prestasi Pustaka Publisher

Donni Juni Priansa, S.Pd., S.E., S.S., M.M., QWP, 2014, Kesekretarisan: Profesional Berkompeten Trampil Cerdas Melayani, Bandung: Alfabeta.

http://kamusbahasaindonesia.org/tamu/mirip (KamusBahasaIndonesia.org), diakses: 5 September 2016