Memproses Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

1.     Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu:

1.    In house travelling department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel di mana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.

2.  Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.

3.    Administrasi Kantor/Sekretaris, yaitu administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.

2.     Persiapan perjalanan bisnis meliputi:

1.     Persiapan rencana perjalanan bisnis.

2.     Persiapan dokumen perjalanan bisnis.

3.     Persiapan tranportasi dan akomodasi.

4.     Persiapan daftar perjalanan bisnis

5.     Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis.

3. Persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu mengumpulkan informasi tentang:

1.     Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.

2.    Menentukan tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.

3.  Mencari tahu waktu atau jadwal yang pasti tentang cara perjalanan bisnis mengenai keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.

4.     Prosedur  tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan.

5.     Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

6.     Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.

7.     Customs regulations (peraturan kepabeanan)

8.     Baggage (bagasi).

9.     Cara memperoleh pengantian ongkos perjalanan.

10.  Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.

4.     Tujuan-tujuan perjalanan bisnis:

1.     Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek.

2. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain.

3.     Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.

4.     Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

5.     Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.

6.     Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).

7. Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.

5.     Informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris:

1.  Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.

2.   Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta–Surabaya atau Jakarta–Batam.

3.  Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan.

4.  Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

6.   Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.

7.     Dokumen internal:  surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas (SPPD).

Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel, exit permit (tanda bukti perizinan). Exit Permit adalah tanda bukti izin (dicap di paspor) untuk meninggalkan suatu negara yang dikeluarkan oleh instansi tertentu (Imigrasi atau Deplu).

1. Dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor:

a.      kartu tanda penduduk (KTP),  

b.     kartu keluarga (KK),

c.      ijazah pendidikan terakhir,

d.     surat keterangan (SK) pengangkatan pegawai,

e.      surat keterangan catatan kepolisian (SKCK),

f.      akta kelahiran,

g.     surat tugas dari instansi terkait.

2.   Macam-macam paspor:

Paspor adalah: dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara.

1.     Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna hijau, biasa disebut paspor hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

2.    Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru, biasa disebut paspor biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

3.  Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam, sering disebut paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

4.   Paspor haji adalah paspor bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Paspor ini dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.

5.   Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.

3. Macam-macam visa:

Visa adalah Dokumen yang dikeluarkan oleh suatu negara sebagai izin masuk dan tinggal di negara yang bersangkutan dalam jangka waktu tertentu.

1.   Transit visa, yaitu visa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota pada suatu negara, biasanya hanya untuk 1–3 hari kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.

2.  Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang, para turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari Kedutaan Besar RI di luar negeri.

3. Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu negara.

4.   Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.

5.   Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua negara.

6.     Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap di negara tersebut.

4. Syarat-syarat mendapatkan visa:

1.     Menunjukkan paspor yang masih berlaku.

2.     Mempunyai exit permit

3.    Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor.

4.   Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan dikunjungi.

5.     Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri. Pimpinan dapat menggunakan travelers funds. Travelers funds dapat diperoleh dari bank dan dapat berupa travelers cheque (sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulai dari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian), letter of credit (L/C) merupakan surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar, atau kartu kredit/credit card.

6.  Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.

7.     Mengisi application form (formulir aplikasi) dan membayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.

8.     Menyerahkan pas foto berwarna

  

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:

1.     Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan seminggu sebelumnya, bisa dilakukan melalui online, telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.

2.     Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.

3.     Check Out, pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.

4.  Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.

5.     Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:

a.      Biaya dokumen perjalanan, misalnya: biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.

b.     Biaya transportasi, meliputi: biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.

c.      Biaya akomodasi.

d.   Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara, misalnya: biaya seminar, biaya pelatihan.

e.      Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.

f.      Biaya konsumsi.

g.     Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.

Cara pengaturan waktu pertemuan bisnis yang tepat

Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan  harus berpedoman pada timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut) dari semua perusahaan transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan bisnis ini.

Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:

1.     Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.

2.     Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.

3.     Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).

Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.

Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:

1.     Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.

2.     Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.

3.  Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.

Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut:

1.     Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

2.     Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.

3.     Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.

4.     Jenis transportasi yang dipakai.

5.     Tujuan perjalanan bisnis.

6.     Kapan selesai/tiba kembali.

Menyiapkan Rencana Perjalanan

Setelah menyiapkan semua berkas perusahaan, makalah, brosur, dan dokumen-dokumen lainnya yang berhubungan dengan urusan bisnis perusahaan, maupun dokumen yang berhubungan dengan perjalanan bisnis. Kemudian administrasi kantor/sekretaris melakukan pemesanan, mulai dari pemesanan tiket perjalanan dari jenis transportasi yang akan digunakan, pemesanan hotel yang telah dipilih, dan jenis akomodasi lainnya. Hal yang perlu diperhatikan oleh administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut:

1.     Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.

2. Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).

3.     Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti:

a.      Memakai kendaraan dinas atau kendaraan pribadi pimpinan

b.     Memakai kereta api atau rental mobil

c.      Memakai biro jasa

d.     Memakai jasa maskapai penerbangan

Dalam menentukan jenis transportasi di atas, seorang administrasi kantor/sekretaris harus sudah mengetahui dengan pasti tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan. Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas biasanya hanya untuk 1–2 hari, tetapi bila waktunya lebih dari dua hari akan lebih efektif menggunakan jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi pimpinan. Dalam menyusun rencana transportasi, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang:

a.   Nama dan alamat biro-biro perjalanan

b.     Nama-nama maskapai penerbangan

c.      Jadwal perjalanan kereta api

Perjalanan Bisnis Menggunakan Transportasi Darat (Mobil Dan Kereta Api)

1.     Perjalanan bisnis menggunakan mobil

Hal-hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis dilakukan dengan menggunakan kendaraan mobil, antara lain: 

a.      Surat-surat, seperti SIM (Surat Izin Mengemudi), STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan, Kartu Asuransi, KTP (Kartu Tanda Penduduk), dan surat-surat lainnya.

b.     Membawa peta dan rute perjalanan yang akan dilalui.

c.      Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.

d.   Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal 

     pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra 

     bisnis.

e.      Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

f.     Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan 

     dalam perjalanan bisnis tersebut.

2.     Perjalanan bisnis menggunakan kereta api

Hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis menggunakan kereta api, antara lain:

a.      Usahakan mendapatkan tiket kereta api sebelum jadwal keberangkatan.

b.     Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan 

      kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan 

      keberangkatan.

c.     Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal 

      pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra 

      bisnis.

d.     Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

e.    Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan 

     dalam perjalanan bisnis tersebut.

Perjalanan Bisnis Menggunakan Transportasi Udara

Hal-hal yang harus disiapkan ketika melakukan perjalanan bisnis menggunakan transportasi udara, antara lain:

a.      Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.

b.     Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar 

       negeri).

c.      Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.

d.     Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah 

       ditentukan.

e.      Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

f.      Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam 

       perjalanan bisnis tersebut.

g.     Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.